E-Rechnungspflicht 2025-2027: Was jetzt gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können. Ab 2027 beginnt die gestaffelte Sendepflicht.
XRechnung & ZUGFeRD:
Die E-Rechnung ist jetzt Pflicht.
Wir helfen Berliner Unternehmen und KMU, die E-Rechnungspflicht einfach, sicher und DSGVO-konform umzusetzen — ohne teures ERP-System.
Kostenlose Beratung anfragenUnverbindlich & kostenlos — Antwort binnen 24h
Zeitplan der E-Rechnungspflicht
1. Jan 2025
E-Rechnungen empfangen — JETZT PFLICHT (alle Unternehmen)
1. Jan 2027
E-Rechnungen senden (Unternehmen über 800k EUR Vorjahresumsatz)
1. Jan 2028
E-Rechnungen senden — alle Unternehmen (auch unter 800k EUR)
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Das ist eine E-Rechnung
Eine strukturierte elektronische Rechnung im Format XRechnung (UBL/XML) oder ZUGFeRD (PDF + XML). Die Daten sind maschinenlesbar und entsprechen der EU-Norm EN 16931.
Das ist KEINE E-Rechnung
Ein gescanntes PDF, eine Word-Datei oder eine normale PDF-Rechnung. Diese erfüllen die gesetzlichen Anforderungen ab 2025 im B2B-Bereich nicht mehr.
Die zwei Hauptformate erklärt
XRechnung (UBL-XML)
- Reines XML-Format
- Standard für öffentliche Auftraggeber
- Maschinell verarbeitbar
- Ideal für Behörden und Grossunternehmen
ZUGFeRD (PDF + XML)
- PDF mit eingebettetem XML
- Visuell lesbar UND maschinell verarbeitbar
- Ideal für KMU und B2B-Geschäftsverkehr
- Kompatibel mit EN 16931
Unsere Lösungen für die E-Rechnungspflicht
PDF2XRechnung Pro
Windows-Software zum Konvertieren vorhandener PDF-Rechnungen in XRechnung/ZUGFeRD. 90 Tage kostenlos, danach Einmalpreis.
KI-Automatisierung
KI-gestützte Verarbeitung eingehender E-Rechnungen: automatische Buchung, Prüfung und Weiterleitung.
Beratung & Einrichtung
Wir richten Ihre E-Rechnungs-Infrastruktur ein und schulen Ihre Mitarbeiter. Festpreis, keine Überraschungen.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Sind Sie bereits E-Rechnungs-konform?
In einem kostenlosen 30-Minuten-Check analysieren wir Ihren Status und nennen Ihnen konkrete nächste Schritte.
Jetzt kostenlosen Check anfragenWas gilt für Ihr Unternehmen? — Die wichtigsten Ausnahmen
| Ihre Situation | E-Rechnungspflicht? |
|---|---|
| Privatkundengeschäft (B2C) | ❌ Nein — niemals |
| Rechnung unter 250 EUR brutto | ❌ Nein — ausgenommen (Kleinbetragsrechnung) |
| Kleinunternehmer (§19 UStG) | ⚠️ Empfangen: Ja ab 2025 / Versenden: Übergangsfrist bis 2027 |
| Steuerfreie Umsätze (§4 Nr. 8-29 UStG) | ❌ Nein |
| EDI-Verfahren | ⚠️ Weiterhin erlaubt bis Ende 2027 |
| B2B mit Einwilligung des Empfängers | ⚠️ PDF bis Ende 2026 erlaubt (bis Ende 2027 bei Umsatz unter 800.000 EUR) |
| Alle anderen B2B-Transaktionen | ✓ Pflicht ab 01.01.2027 (Umsatz >800k) / ab 01.01.2028 (alle) |
Praktische Hinweise
- Empfang: Für den Empfang von E-Rechnungen reicht ein normales E-Mail-Postfach — keine spezielle Software nötig.
- Versand: Für den Versand benötigen Sie ein Tool wie PDF2XRechnung Pro.
- Archivierung: E-Rechnungen müssen 8 Jahre unveränderlich archiviert werden — das XML-Dokument muss erhalten bleiben.
- Achtung: Gescannte PDFs und Word-Dokumente erfüllen die Anforderungen NICHT — auch wenn sie als PDF gespeichert werden.
- Format-Empfehlung: XRechnung für B2G (Behörden), ZUGFeRD für B2B (enthält lesbares PDF + maschinenlesbares XML).
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Gilt die Pflicht auch für Freelancer?
Ja, sofern Sie B2B-Rechnungen (an andere Unternehmen) stellen. Die Sendepflicht gilt jedoch erst ab 2027 (bzw. 2028 je nach Umsatz). Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits ab 2025.
Was ist ZUGFeRD und was ist XRechnung?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es enthält ein lesbares PDF und ein eingebettetes XML. XRechnung ist ein reines XML-Format — hauptsächlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für normale B2B-Rechnungen empfehlen wir ZUGFeRD.
Muss ich meine bestehende Buchhaltungssoftware wechseln?
Nicht unbedingt. Viele Tools können über Plugins oder Export-Funktionen erweitert werden. PDF2XRechnung Pro ermöglicht die Konvertierung bestehender PDF-Rechnungen ohne Software-Wechsel.
